Qué es la información documentada: todo lo que necesitas saber

En la era digital en la que vivimos, la información es un recurso invaluable para las organizaciones. La gestión adecuada de la información documentada se ha convertido en una necesidad para garantizar el éxito y la eficiencia de cualquier empresa. En este artículo, exploraremos en detalle qué es la información documentada, su importancia, los elementos que la componen y cómo gestionarla de manera efectiva.

Importancia de la información documentada

La información documentada es cualquier tipo de contenido registrado o almacenado en diferentes formatos, como documentos impresos, archivos digitales, imágenes, videos, entre otros. Esta información puede incluir políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, manuales, informes, entre otros.

La importancia de la información documentada radica en que proporciona una base sólida para la toma de decisiones, asegura la consistencia y uniformidad en los procesos, facilita el cumplimiento de requisitos legales y normativos, promueve la transparencia y la comunicación efectiva, y permite la preservación y transferencia del conocimiento dentro de la organización.

Qué son los documentos y por qué son importantes

Elementos de la información documentada

La información documentada está compuesta por varios elementos clave, que incluyen:

• Políticas: son declaraciones formales de los objetivos y principios de una organización en relación a un determinado tema.
• Procedimientos: son instrucciones detalladas y secuenciadas que describen cómo realizar una actividad o proceso específico.
• Instrucciones de trabajo: son guías paso a paso que detallan cómo llevar a cabo tareas específicas.
• Manuales: son documentos que contienen información detallada sobre un tema específico, como el funcionamiento de un producto o servicio.
• Informes: son documentos que presentan información sobre el rendimiento, resultados o estado de un proceso, proyecto o área específica.

Proceso de gestión de la información documentada

La gestión de la información documentada implica una serie de pasos para asegurar que la misma esté disponible, actualizada y accesible para las personas que la necesiten. Estos pasos incluyen:

1. Identificación: identificar los tipos de información documentada necesarios para el funcionamiento de la organización.
2. Creación: crear o generar la información documentada de acuerdo a los requisitos y estándares establecidos.
3. Revisión y aprobación: revisar y validar la información documentada por parte de las personas responsables.
4. Distribución: asegurar la distribución adecuada de la información documentada a las partes interesadas.
5. Control de versiones: mantener un registro de las versiones de los documentos y asegurar que se utilice la versión más actualizada.
6. Almacenamiento: almacenar la información documentada de manera segura y accesible.
7. Acceso y recuperación: garantizar que la información documentada sea fácilmente accesible y recuperable para las personas autorizadas.
8. Actualización y obsolescencia: revisar y actualizar periódicamente la información documentada para asegurar su relevancia y eliminar los documentos obsoletos.

Beneficios de una buena gestión de la información documentada

Una buena gestión de la información documentada puede tener numerosos beneficios para una organización, entre ellos:

Qué es y cómo funciona el programa de gestión documental

• Mejora de la eficiencia: al contar con información actualizada y fácilmente accesible, se agilizan los procesos y se reducen los tiempos de búsqueda y recuperación.
• Reducción de errores: al seguir procedimientos claros y contar con información precisa, se minimizan los errores y se mejora la calidad de los resultados.
• Cumplimiento normativo: al tener la documentación necesaria, se facilita el cumplimiento de requisitos legales y normativos, evitando sanciones y riesgos legales.
• Transparencia y comunicación: al contar con información clara y accesible, se promueve la transparencia y la comunicación efectiva entre los miembros de la organización.
• Preservación del conocimiento: al documentar y almacenar el conocimiento organizacional, se asegura su preservación y transferencia, incluso en caso de cambios de personal.

Conclusión

La información documentada es un activo valioso para cualquier organización y su gestión adecuada es fundamental para garantizar el éxito y la eficiencia. Al identificar, crear, revisar, distribuir, controlar, almacenar y actualizar la información documentada, las empresas pueden aprovechar al máximo este recurso, mejorando su rendimiento, reduciendo errores y asegurando el cumplimiento de requisitos legales y normativos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre información documentada y registros?

La información documentada se refiere a cualquier tipo de contenido registrado o almacenado, mientras que los registros son documentos específicos que proporcionan evidencia de actividades realizadas o resultados obtenidos.

2. ¿Cómo puedo asegurar la integridad y confidencialidad de la información documentada?

Para asegurar la integridad y confidencialidad de la información documentada, es importante implementar medidas de seguridad, como la encriptación de archivos, el control de acceso, la capacitación del personal y la realización de auditorías periódicas.

3. ¿Qué herramientas o software recomiendan para gestionar la información documentada?

Existen muchas herramientas y software disponibles para la gestión de la información documentada, como sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM), y software basado en la nube. La elección de la herramienta o software dependerá de las necesidades y presupuesto de cada organización.

4. ¿Cuál es el papel de la información documentada en la certificación de calidad?

La información documentada juega un papel fundamental en la certificación de calidad, ya que proporciona evidencia de que los procesos y procedimientos de una organización cumplen con los requisitos establecidos por las normas de calidad, como ISO 9001. Además, facilita la auditoría y mejora continua de los sistemas de gestión de calidad.

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